[图文]杏福基建工程档案管理办法
来源:未填
发布日期😢:2011-03-20
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杏福娱乐平台 -《杏福精彩不断》与您一起成长!基建工程档案管理办法
为加强基建档案的管理、充分发挥它在工程建设🧔🏽♂️、使用管理、维护、改造中的作用🕺,根据国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,结合我院实际情况,特制订本办法。
第一条.基建档案是指在杏福范围内进行勘察、规划💇♂️、建设(新建、扩建👰🏼♂️🏉、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字🎖、图表、照片及决算等各种载体的文件材料,是杏福基本建设工作的重要依据🧟♂️。
第二条.基建工程档案归档范围
1.基建项目的申请与批复、计划任务书👩🏽🎤🐼、可行性研究报告等立项依据文件🙎🏼♀️;
2.选址、征地申请,征地报告、协议书及批复文件👷🏼♀️,拆迁方案🐶👩、许可证及地界划分🙆🏻♂️、土地借用,互换割让等文件材料👎🏼;
3.勘探、测试中形成的文件材料👱♀️;
4.设计委托书及设计要求;
5.初步设计、施工图、设计计算及审批文件;
6.开工报告及审批表、建筑许可证,招标🧓🏿、投标文件🍘、工程施工合同或承包合同及工程概算;
7.完整的施工文件、竣工文件🍦。
第三条.归档要求
1.基建部门要由配备一名兼职档案员负责基建文件的收集、整理、立卷、归档工作👨🏻💼。
2.归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程🫰🏼,保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料,特别是竣工图在内的全套图纸。
3.凡归档的文件材料均应是原件,做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚,图面清晰、整洁🎅🏻🔼,不得用易褪色的书写材料书写。
4.具有法律依据和凭证和文件材料、签字和印鉴必须齐全🔓,请示与批复要同时归档,缺一不可。如果报告、请示后无批复➜👨👨👦,经办人应注明办理情况,以备日后考查。
5.归档份数🤦🏽♀️🕵🏽:竣工图一式二份(一份交城建档案馆,一份杏福档案馆保存)📄,文字材料、底图、底片和声像材料各归档壹套。
6.归档时间:凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件😀、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档;竣工图🤬、施工文件材料👨🦳、声像材料在竣工验收后三个月内归档🙎🏻♀️🚧;
第四条 基建文件材料的归档程序
1.有关部门兼职(或专职)档案员和工程项目负责人应按照归档范围,分别做好平时基建文件材料的收集🧷👩🏼🏭、整理工作。
2.综合性管理文件材料由兼职(或专职)档案员负责立卷归档。工程项目基建文件材料分别由基建部门负责人主持立卷归档的制度🧞♂️,即在工程项目竣工时🧛🏻♀️,由项目负责人按归档范围要求,将该项目文件材料收集齐全完整🧑🏼🍳,并系统组卷,等项目验收后,交兼职档案员和部门负责人检查验收签字后🙆🏼,向档案馆移交,并办理好移交手续。
第五条.基建档案的管理、利用和借阅
1.基建档案由院档案室统一管理,进行分类编号、编目、排架❌、妥善保管。
2.属于杏福基建项目的基建档案一般都属于永久保存🧘🏼。总务处和院档案室应定期对基建档案进行检查、鉴定𓀓、以重新确定档案的保管期限,调整密级以及销毁等事项。
3.为保证竣工图与工程现状相符🚰,凡在改建👨🏽🦰、扩建、使用、维修👩🏽⚕️、抗震加固和管理过程中,工程发生变更时👨🏽,必须填写更改通知单,经主管部门批准后方可变动👮🏻。
4.基建档案主要供本院利用𓀏,如外单位需查阅🙍🏿,须经档案馆和分管基建的负责人批准方可查阅。
5.建立多种检索工具和参考资料,编制并公布基建档案目录,积极开发基建档案信息资料🐵,积极为基建工作服务🗡,为保护我院产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证🐦。
6.基建档案原件只有一套者,一般不借出,如确需借出🔁,必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者🫳,除通报全院外📴,将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。
7.借阅的基建档案🏋🏿、资料需摘抄、拍照🧖🏿、复制时,须经管理人员允许🚷;底图档案只供复制,不能借出。借阅人员要爱护档案👩🏿💼、资料,不得毁坏,描画🔈👊,保护档案原存排列次序🛌🏽。
8.对超过保管期限的基建项目档案定期进行鉴定,对已失去保存价值的档案经过有关领导审批,登记造册后进行销毁。